Presupuesto vs factura vs proforma en Paraguay: diferencias y cuándo usar cada uno

Los tres documentos hablan de plata, pero cada uno cumple un rol distinto en el trabajo. Confundirlos genera malentendidos con el cliente — y a veces problemas con Tributación. Acá la diferencia, simple.

Presupuesto: la propuesta, antes de empezar

Es tu oferta comercial. Detalla qué vas a hacer, con qué materiales, en cuánto tiempo y por cuánto. No tiene validez fiscal ni obliga al cliente a nada todavía — es la base para que decida si trabaja con vos. Normalmente tiene una fecha de validez ("válido por 15 días") porque los precios pueden cambiar.

Proforma: el presupuesto "formal", casi listo para facturar

La proforma es un paso más cerca del cobro: se usa cuando el cliente ya aceptó la propuesta y necesita un documento con más peso — por ejemplo, para pedir un anticipo, gestionar un pago en una empresa con proceso de aprobación, o importar mercadería. Se parece mucho a una factura en formato, pero tampoco tiene validez fiscal: es informativa, no reemplaza el comprobante legal.

Factura: el comprobante legal, cuando el trabajo está cobrado

La factura (o boleta/timbrado según tu régimen ante la SET) es el único de los tres documentos con validez tributaria. Se emite cuando el cobro ya ocurrió o está formalmente pactado, y es la que declarás. Presupuesto y proforma preparan el terreno; la factura cierra el círculo.

Resumen rápido

• Presupuesto: "esto es lo que costaría" — antes de que el cliente decida.
• Proforma: "esto es lo que vas a pagar" — cliente ya dijo que sí, falta el comprobante fiscal.
• Factura: "esto es lo que pagaste" — documento legal, con validez ante la SET.

Un error común es mandar cualquiera de los tres con el mismo formato desprolijo y esperar que el cliente entienda en qué etapa está. Separar bien cada documento — aunque sea con el mismo diseño — evita que te pidan "la factura" cuando en realidad todavía estás en etapa de presupuesto.

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